Calc se parece a Excel tanto en la apariencia como en las funciones. No obstante, no es una imitación de la moderna interfaz de Microsoft. Al igual que Excel, Calc ofrece un gran espectro de funciones, entre las que se encuentran el formateo de las celdas, la recopilación de datos fuente en tablas cruzadas, tablas dinámicas que se pueden filtrar, diversas hojas de estilo, contenidos que rotan fácilmente, fondos, marcos, aunque también atajos sencillos como el botón Suma. Además, Calc también permite que varios usuarios accedan a los documentos de forma paralela. Las tablas se guardan en el formato de OpenDocument basado en XML, es decir, en .ods., que también puede abrirse con otro software que acepte este formato.
No obstante, existen ciertas limitaciones en cuanto a la compatibilidad con Excel: Apache OpenOffice Calc abre .xlsx, el formato de archivos actual de Microsoft, pero solo tiene la capacidad de guardar archivos en el antiguo formato .xls. El programa Calc de LibreOffice, por el contrario, sí puede guardar el archivo .xlsx sin mayor complicación y también se puede abrir en dispositivos móviles con el visor de Android. En el aspecto de la compatibilidad, así, Calc también va a la cabeza. Tanto una opción de OpenOffice como la otra son compatibles con Windows, macOS y Linux.
Google Sheets (tablas): una sencilla herramienta para crear tablas en el navegador
Google, el buscador entre buscadores, ofrece a sus usuarios una herramienta gratuita para crear y editar tablas. Mediante las herramientas de Office basadas en el navegador, como Google Docs, los usuarios registrados no solo pueden crear online textos, formularios y presentaciones, sino también hojas de cálculo. Con la función para crear tablas de Google Sheets, quien quiera desligarse de las versiones de escritorio clásicas, esta herramienta se plantea, tras el correspondiente registro, como una herramienta útil y, sobre todo, apta para su uso en dispositivos móviles.
Google Sheets tiene, en contraposición con Excel, una funcionalidad más limitada. Para aquellos que quieran obtener un acceso flexible y móvil a las tablas, esta herramienta se convierte en una alternativa útil, rápida y práctica que se puede usar en el navegador. Asimismo, Google Sheets permite, siempre y cuando se tenga una cuenta Google, compartir proyectos cómodamente y procesar archivos en Excel sin ningún tipo de complicación.
Ventajas
| Inconvenientes |
|---|
| Basada en el navegador (no depende de ningún sistema operativo) | Solo puede utilizarse online |
| Las funciones se pueden manejar de forma intuitiva y sencilla | Limitación en cuanto a funciones y plantillas |
| Procesa, importa y almacena archivos de Excel | Solo se puede utilizar con una cuenta de Google |
| El uso de la app permite trabajar en proyectos con varios participantes y mediante dispositivos móviles | No se puede utilizar en China debido al bloqueo de Google |
| Protección de datos automática en la nube de Google (Autosave) | |
| Vista general y recuperación de las versiones antiguas de los documentos (“Historial de revisión”) | |
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Gnumeric: una herramienta sencilla y sin adornos
Como resultado del proyecto GNOME de Linux, el software de código abierto Gnumeric se convierte en una respetable alternativa a Excel, incluso para realizar los cálculos más complejos. Debido a una dependencia de los recursos bastante escasa, también se recomienda para su uso en ordenadores lentos. Los diagramas, los gráficos, las fórmulas de matemática financiera y los análisis estadísticos pueden procesarse de manera adecuada con Gnumeric y con sus plugins. Como herramienta que destaca, entre otros aspectos, por su compatibilidad, esta puede procesar y almacenar, además de archivos en formato OpenDocument, también otros formatos como .xls o .xlsx. No obstante, este freeware más bien minimalista es algo más complicado de utilizar y no tiene el volumen del líder del mercado de Microsoft, sobre todo en lo relativo a las tablas dinámicas o a la integración de macros. Por ello, también hay disponible una versión portátil del mismo. Otros inconvenientes que plantea son que solo está disponible en inglés y exclusivamente para sistemas Linux, así como tampoco existen versiones oficiales para Windows y para Mac.
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|
| Apta para diagramas y fórmulas matemáticas | No es compatible con macOS |
| Procesa y guarda formatos de Excel, OpenDocument y LOTUS | No es apta para grandes cantidades de datos |
| | Se requiere cierta adaptación a la interfaz de usuario |
| | No está disponible en español
|
Apple Numbers: una herramienta para crear tablas con un aspecto llamativo
Numbers, el programa de hojas de cálculo de Apple, es una web app optimizada especialmente para Mac, iPhone y iPad. Está basada en el navegador y, como parte de la suite iWork para iCloud permite el acceso colectivo a proyectos específicos, cuyo seguimiento se hace en tiempo real y en los que diversos usuarios pueden trabajar de manera sincronizada. La aplicación de Numbers puede utilizarse cómodamente en diversos dispositivos móviles independientemente del lugar en el que se esté. Para ello se requiere, sin embargo, el registro en la plataforma de iCloud.
Numbers puede importar tablas y guardar archivos en el formato de Excel. De manera análoga al marcado diseño creativo de Apple, también ofrece numerosas opciones de personalización para diagramas y gráficos animados. Todo ello hace que esta se convierta en una herramienta estilosa y moderna para la presentación de tablas. En contraposición al enfoque conservador de Excel, Numbers es una interfaz de usuario con iconos que está más orientada a la presentación visual que al procesamiento de los datos, lo que no resulta relevante para todos los sectores, pero sí, en cambio, para el creativo.
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|
| Basada en el navegador (no depende del sistema operativo) | Puede que haya pérdidas o cambios de formato en Excel |
| Óptima para Mac, iPhone o iPad | La interfaz de usuario requiere cierta adaptación |
| Los documentos vacíos (sin iconos) pueden diseñarse de un modo intuitivo | |
| La utilización de Numbers por medio de su app permite la elaboración de proyectos móviles con varios participantes | |
| Apta para presentaciones visualmente atractivas | |
Importa, procesa y almacena formatos Excel
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Spread32 (SpreadCE): pequeña, móvil y funcional
La empresa Bye Design Ltd. propone con Spread32 (en función de la versión, también recibe el nombre de SpreadCE) una hoja de cálculo clara, elegante y móvil que soporta los formatos de archivo más habituales. Entre las más de 300 funciones básicas se encuentran listas, filtros o cálculos y estas también permiten la utilización de macros. Asimismo, Spread32 es igualmente capaz de procesar y almacenar archivos en formato .xls y .csv. Aquellos para los que el diseño o la facilidad de manejo no sean aspectos de gran relevancia, tienen a mano con Spread32 una herramienta muy compacta para terminales con sistemas Windows y Android. Lo que resulta especialmente práctico en este sentido es el hecho de que los archivos .exe necesitan menos espacio de almacenamiento, lo que hace que sea más cómodo abrirlos desde el propio disco duro o utilizarlos por medio de soportes de almacenamiento portátiles como memorias USB.
| Ventajas | Inconvenientes |
| Solidez en las funciones básicas (álgebra, trigonometría, finanzas, etc.) | No es compatible con macOS y Linux |
| Compatible con archivos en formato .xls, .csv. y .pxl | No está diseñada para soportar grandes cantidades de datos |
| Barra de herramientas clara | |
| Requiere menos espacio de almacenamiento | |
| Es portátil y se puede utilizar sin necesidad de instalarse | |
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Referencias en Excel
Las referencias en Excel son parte fundamental de la hoja de
cálculo ya que a través de ellas podemos identificar cada una de las celdas de
un libro de trabajo y de esa manera acceder al valor contenido en cualquiera de
ellas.
¿Qué son las
referencias en Excel?
Todo usuario de Excel debe saber que
todas las hojas están divididas en columnas y filas. Esta división se hace
evidente en la interfaz gráfica de Excel de la siguiente manera:
Por debajo de la barra de fórmulas se encuentran los encabezados de
columna identificados por una letra.
·
En el extremo izquierdo están los encabezados de fila que muestran un
número.
·
E
l área de trabajo tenemos una cuadrícula que delimita el área de
cada celda de la hoja y donde se puede observar que cada una de ellas pertenece
a una determinada columna y fila.
En la imagen anterior, la celda seleccionada (celda activa) es la
celda que se encuentra bajo la columna B y en la línea 3 y por lo tanto su
dirección dentro de la hoja será B3. La referencia de una celda siempre constará de dos partes: la primera parte
indicará la letra (o letras) de la columna a la que pertenece y la segunda
parte indicará su número de fila.
Tipos de
referencias en Excel
Referencias
relativas en Excel
De manera predeterminada, las referencias en Excel son relativas.
El término relativo significa que al momento de copiar una fórmula,
Excel modificará las referencias en relación a la nueva posición donde se está
haciendo la copia de la fórmula. Por ejemplo, supongamos que en la celda C1
tenemos la fórmula =A1+B1. En la siguiente imagen puedes observar el resultado
de esta operación si tenemos los valores 5 y 3 en dichas celdas:
Si ahora copio (Ctrl+C) la fórmula de
la celda C1 y la pego (Ctrl+V) en la celda C3, obtendré el siguiente resultado:
La fórmula que ha sido copiada a la
celda C3 nos devolverá como resultado el valor cero. Al revisar la fórmula de
dicha celda nos daremos cuenta que eso se debe a que Excel ha modificado
automáticamente las referencias de la fórmula. En lugar de la celda A1 ahora
tenemos la celda A3, y en lugar de la celda C1 que teníamos originalmente,
ahora tenemos la celda C3.
En este ejemplo hemos copiado la
fórmula hacia una celda de la misma columna, pero dos filas por debajo y eso es
lo que indicará a Excel el ajuste a realizar en las referencias. Ya que no hubo
cambio en la columna, ésta permanecerá igual en la nueva fórmula, pero ya que
copiamos una celda que está dos filas hacia abajo, Excel realizará dicho ajuste
sumando la misma cantidad de filas a las referencias. Ahora observa lo que
sucede si vuelvo a copiar la fórmula de la celda C1 y la pego en la celda F2.
En esta ocasión la nueva celda se
encuentra una fila hacia abajo y tres columnas a la derecha de la celda
original y por lo tanto las referencias se adecúan a tal movimiento añadiendo
tres columnas y una fila a cada referencia de la fórmula copiada.
Las referencias relativas son muy
útiles cuando necesitamos aplicar una misma fórmula sobre un rango de datos.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja donde las columnas A y
B tienen valores numéricos y ahora necesito colocar la multiplicación de ambos
valores en la columna C. Para hacerlo rápidamente, coloco la fórmula =A1*B1 en
la celda C1 y posteriormente copio dicha fórmula hacia debajo:
De esta manera obtendremos
automáticamente el resultado correcto para cada fila ya que Excel modifica las
referencias en cada fórmula mientras es copiada hacia abajo.
Referencias absolutas
en Excel
Hay ocasiones en las que necesitamos
“fijar” la referencia a una celda de manera que permanezca igual aún después de
ser copiada. Si queremos impedir que Excel modifique las referencias de una
celda al momento de copiar la fórmula, entonces debemos convertir una
referencia relativa en absoluta y eso lo podemos hacer anteponiendo el símbolo
“$” a la letra de la columna y al número de la fila de la siguiente manera:
Si tomamos el primer ejemplo de la
sección anterior y utilizamos la fórmula =$A$1+$B$1 en la celda C1 y
posteriormente copiamos dicha fórmula a la celda C3, obtendremos el siguiente
resultado:
En este caso la celda C3 devolverá el
mismo resultado que la celda C1 porque ambas fórmulas hacen referencia a las
mismas celdas aún después de haberla copiado. Tendremos el mismo efecto al
copiar la fórmula de la celda C1 hacia la derecha:
Al convertir las referencias en
absolutas, no importa a donde copiemos la fórmula, dichas referencias
permanecerán siempre fijas. Para dejar en claro el uso de las referencias
absolutas, supondremos una tabla de datos como la siguiente:
La celda C2 hace el cálculo del área
para el primer círculo tomando en cuenta el valor de Pi que está almacenado en
la celda F1. En este momento la referencia a la celda F1 es relativa y si copio
la formula hacia abajo obtendré el siguiente resultado:
Al copiar la fórmula hacia abajo,
Excel modifica la referencia a la celda F1 y le agrega una fila más para
convertirla en una referencia a la celda F2 que es el comportamiento natural de
las referencias relativas. Para hacer que nuestras fórmulas hagan siempre
referencia a la celda F1 debemos transformar dicha referencia en absoluta:
Observa con detenimiento que la única referencia que he convertido en
absoluta es la de la celda $F$1. La otra referencia a la celda B2 la he dejado
como relativa porque necesito que sea modificada por Excel para tomar el valor
del radio de cada círculo conforme se copie la fórmula hacia abajo. El
resultado después de copiar la fórmula será el siguiente:
Todas las fórmulas harán referencia a
la celda F1 porque está establecida como absoluta, pero Excel modificará
correctamente las referencias a las celdas de la columna B para obtener el
resultado correcto.
Referencias mixtas
en Excel
En los ejemplos anteriores sobre referencias absolutas utilizamos el
símbolo “$” para fijar tanto la columna como la fila. Sin embargo, es posible
fijar solo la columna o fijar solo la fila y a estas variaciones se les conoce
como referencias mixtas.
Si queremos fijar solamente la
columna, anteponemos el símbolo “$” a la letra de la columna y dejamos la fila
sin dicho símbolo. Si por el contrario deseamos fijar solamente la fila,
entonces anteponemos el símbolo “$”al número de la fila. En la siguiente imagen
podrás ver un resumen de los tipos de referencias que hemos revisado hasta
ahora:
Si colocas la fórmula =$A1 dentro de
la celda B1 y copias la fórmula hacia la derecha verás que la fórmula se
mantiene igual en todas las columnas porque hemos indicado que deseamos tener
la columna $A fija. Por el contrario, si copias la fórmula hacia abajo, Excel
modificará el número de fila:
Sin embargo, si cambiamos el tipo de
referencia mixta de la celda B1 por la fórmula =A$1 y copiamos hacia la derecha
y hacia abajo, obtendremos un resultado diferente al anterior ya que habremos
fijado solamente la fila:
Referencias: https://exceltotal.com/referencias-en-excel/
